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forniti nell’ambito di una segnalazione effettuata attraverso il canale di segnalazione interno istituito dalla Società ai sensi del d.lgs. 24/2023 in materia di whistleblowing
I Suoi dati verranno trattati dalla LA SIA S.p.A. in qualità di Titolare del trattamento. La società ha sede in (00173) Roma, in Via Luigi Schiavonetti 286 e può essere contattata all’indirizzo di posta elettronica privacy@lasia.it.
Tratteremo i Suoi dati personali per gestire la segnalazione interna ricevuta attraverso il canale whistleblowing della Società e verificarne la fondatezza, nonché ai fini di eventuali procedimenti disciplinari che ne conseguano.
Qualora Lei sia l’autore della segnalazione, i dati da Lei comunicati saranno utilizzati anche per fornirLe le comunicazioni previste dalla legge o per richiederLe, eventualmente, delle integrazioni.
Tale trattamento è necessario per dare attuazione agli obblighi di legge previsti dalla disciplina whistleblowing la cui osservanza è condizione di liceità del trattamento ex art. 6, par. 1, lett. c) e parr. 2 e 3, art. 9, par. 2, lett. b) e artt. 10 e. 88 del GDPR.
Chiederemo il consenso dell’autore della segnalazione solo in relazione alla possibilità di comunicarne l’identità al soggetto o ai soggetti ritenuti responsabili delle violazioni segnalate, al fine di garantirne il diritto al contraddittorio nell’ambito di eventuali procedimenti disciplinari, qualora questi non possano essere sostenuti senza menzionare la segnalazione.
Il suddetto consenso può essere liberamente negato, con la sola conseguenza che il procedimento disciplinare non potrà essere coltivato in assenza di evidenze distinte e ulteriori rispetto alla segnalazione.
Se è Lei la persona che effettua la segnalazione, allora i dati utilizzati sono quelli che Lei stesso ha fornito attraverso il canale whistleblowing. Le ricordiamo che il Portale Web è configurato in modo da potervi accedere senza alcuna registrazione e che i sistemi informatici aziendali, che dovesse eventualmente utilizzare per connettersi ad esso, sono impostati in modo da non tenere traccia di tale connessione.
Se Lei è una persona coinvolta in una segnalazione interna da altri effettuata, i dati che tratteremo saranno quelli comunicati attraverso di essa.
In ogni caso, oggetto di trattamento saranno solo le informazioni strettamente necessarie al conseguimento delle finalità sopra indicate. Eventuali informazioni eccedenti e non rilevanti saranno cancellate.
Il ricevimento e la gestione delle segnalazioni determinano in capo alla Società, un trattamento dei dati personali di natura comune, particolare (ex “dati sensibili”) e giudiziari (quali condanne penali e reati) relativi a tutte le persone fisiche – identificate o identificabili – a vario titolo implicate nelle vicende segnalate. I tipi di dati trattati possono variare in base ai fatti segnalati.
I Suoi dati sono raccolti e registrati in modo lecito e secondo correttezza, per il perseguimento delle finalità sopra indicate e nel rispetto dei principi fondamentali stabiliti dalla normativa.
Tratteremo i Suoi dati personali sia mediante strumenti manuali, che informatici e telematici, ma sempre sotto il presidio di misure tecniche e organizzative idonee a garantirne la sicurezza e la riservatezza, soprattutto al fine di ridurre i rischi di distruzione o perdita, anche accidentale, dei dati, di accesso non autorizzato, o di trattamento non consentito o non conforme alle finalità della raccolta.
Non porremo in essere attività che comportano decisioni basate unicamente sul trattamento automatizzato dei dati, compresa l’attività di profilazione.
Il Portale Web permette al segnalante di scegliere se effettuare una “segnalazione riservata”, che consente la conoscenza della sua identità e di eventuali dati di contatto solo al Gestore della segnalazione, o se effettuare una “segnalazione anonima”, che consente di omettere l’indicazione della sua identità e dei dati di contatto, ferma restando la possibilità di seguire l’evoluzione della segnalazione e ricevere i riscontri previsti dalla legge, accedendo in maniera anonima alla Piattaforma Web.
Se Lei è una persona diversa dal segnalante, i dati che trattiamo sono quelli forniti nell’ambito della segnalazione o che saranno raccolti durante la gestione della stessa.
I Suoi dati personali saranno conservati per il tempo necessario al trattamento della specifica segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione.
Alla scadenza del suddetto periodo, i dati personali saranno cancellati in condizioni di sicurezza o archiviati in una forma che non consenta l’identificazione degli interessati.
I Suoi dati saranno trattati generalmente all’interno della Piattaforma Web o presso gli uffici del gestore della segnalazione che opera in qualità di responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 del GDPR.
In caso di coinvolgimento di funzioni aziendali nelle indagini, il trattamento sarà svolto presso i nostri uffici dal personale del titolare, istruito e formato alla tutela della sicurezza e riservatezza dei dati e che opera in forza di specifica autorizzazione al trattamento.
In caso di coinvolgimento di diversi soggetti esterni, la comunicazione dei dati personali avverrà solo previa verifica di affidabilità e accordo di nomina a responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 GPDR.
Anche la società fornitrice della Piattaforma Web, opera per nostro conto, nella qualità di responsabile del trattamento e sulla scorta di apposito accordo ai sensi dell’art. 28 GPDR.
L’identità dell’autore di una segnalazione potrà essere comunicata alla persona o alle persone incolpate di una violazione, solo nei casi sopra descritti e previo suo consenso.
Una lista aggiornata dei nostri Responsabili del trattamento può essere richiesta secondo le modalità di esercizio dei diritti sotto riportate.
I dati personali non saranno oggetto di diffusione.
Il trattamento dei Suoi dati personali avviene solo all’interno dell’Unione Europea.
La normativa in vigore Le riconosce, quale Interessato del trattamento, di poter esercitare in qualsiasi momento, semplicemente contattandoci ai recapiti qui indicati, una serie di diritti, tra cui quello:
a. di accedere ai dati personali in nostro possesso, ottenendo evidenza delle finalità del loro trattamento, delle categorie di dati coinvolti, dei destinatari a cui gli stessi possono essere comunicati, del periodo di conservazione applicabile, dell’esistenza di processi decisionali automatizzati;
b. di ottenere senza ritardo la rettifica dei dati personali inesatti che La riguardano;
c. di ottenere, nei casi previsti, la cancellazione dei Suoi dati;
d. di ottenere la limitazione del trattamento, quando possibile;
e. di richiedere la portabilità dei dati che ci ha conferito;
f. di opporsi in tutto o in parte, per motivi connessi alla Sua situazione particolare, al trattamento effettuato sulla base del nostro interesse legittimo, salvo che quest’ultimo non prevalga;
g. di proporre reclamo all’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali ai sensi dell’art. 77 del Regolamento UE 2016/679.
Tuttavia, per espressa previsione normativa, l’esercizio dei suddetti diritti può essere escluso o, in alternativa, limitato o ritardato in capo alle persone incolpate o comunque coinvolte nei fatti segnalati, laddove dal loro esercizio possa derivare un pregiudizio alla tutela della riservatezza del Segnalante, per il tempo in cui sussiste tale pericolo.
